我校各类物资按相关的制度和金额大小的要求须进行公开招标、磋商、比选等方式进行采购。因此以下几个阶段必须做好：

一、申报及立项阶段管理

“三军未动，粮草先行”，因此每一项采购须先有资金才能确保顺利完成。项目申报及立项正是按相关程序上报后得到上级部门的批准后才能预留项目资金，否则一切都成为空谈。物资在立项前须做好各种参数、规格、使用要求、价格等须需求部门提前做好调查才能做好预算，以便后期编制招标文件。

二、编制招标文件阶段管理

１、每一个采购项目的用户需求尤其重要，若有遗漏则会影响采购的货物的质量、使用要求等，因此需求部门须将用户需求做好，用户需求提供给总务部门相关人员，相关人员根据用户需求书进行按国家的招投标法、采购法等相关法律法规进行编制招标文件。

２、招标文件编制完成后组织需求部门进行审议招标文件，按我国相关法律法规的要求，货物、服务一般均采用综合评分法，因此技术和商务评分的内容须设置好，以达到花最少的钱买最好的货物。

三、合同管理阶段

合同管理是一项重要的工作，合同的好与坏涉及到后期的结算、质保等方面，因此在招标文件中约定合同模板采用国家相关部门发布的合同模板并根据民法典、学校的相关管理规定进行修改和细化（主要为供货期、产品质量和相关技术参数、售后服务等内容），避免后期扯皮。每个采购项目应根据时间要求和按投标文件的内容提前做好合同的编制、审核等工作，按金额的大少还须走相关的流程。

四、货物验收和结算阶段管理

1、货物验收阶段：

使用部门应按招标文件、投标文件和合同约定的内容等(若国家或行业有相关标准的也须参照标准，用户需求中应提出)对中标供应商提供的货物组织相关人员进行验收，验收合格后相关人员进行签名确认。

２、结算阶段：

货物在验收合格后按合同的约定支付供应商金额，除部分一性次商品外，其他商品应预留一定比例的质量保修金或合同履约保证金，避免商品在保修期内出现损坏后无法约束供应商维修或更换的情况。

以上情况均为理想状态，若出现其它情况的应按相关法律法规约定执行。